aufwandsentschädigung
- engagement ohne finanzielle Belastung

Was ist eine Aufwandsentschädigung?

Eine Aufwandsentschädigung ist eine finanzielle Unterstützung für freiwillig Engagierte. Sie dient dazu, Kosten zu erstatten, die durch das Engagement entstehen – zum Beispiel für Fahrten, Materialien oder Fortbildungen.
Sie ist keine Bezahlung für die geleistete Arbeit, sondern ein Ausgleich für notwendige Ausgaben.
Dadurch bleibt das Prinzip der Ehrenamtlichkeit gewahrt.

Warum gibt es Aufwandsentschädigungen?

Freiwilliges Engagement lebt von der Bereitschaft, die Gesellschaft mitzugestalten.
Doch oft entstehen dabei Kosten, die für Engagierte eine Hürde darstellen können. Um diese finanzielle Belastung zu reduzieren, bieten Organisationen Aufwandsentschädigungen an. Sie helfen dabei, ehrenamtliches Engagement für alle zugänglich zu machen.

Welche Formen der Aufwandsentschädigung
gibt es?

Erstattung tatsächlich angefallener Kosten (§ 670 BGB)

• Engagierte erhalten Geld für belegbare Ausgaben wie Fahrtkosten oder benötigte Materialien.

• Voraussetzung ist, dass diese Kosten nachgewiesen werden.

• Die Organisation legt fest, wie und in welchem Rahmen die Erstattung erfolgt.
  
  

Pauschaler Auslagenersatz (§ 670 BGB)

• Falls eine Einzelabrechnung nicht praktikabel ist, kann eine pauschale Kostenerstattung gezahlt werden.

• Beispiele sind Verpflegungskosten bei längeren Einsätzen oder die Nutzung eines privaten PKWs.

• Wichtig: Die Pauschale darf nicht an die geleistete Arbeitszeit gekoppelt sein, um eine Abgrenzung zur Erwerbsarbeit sicherzustellen.
  
  

Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG)

• Steuerfreie Vergütung für ehrenamtliche Tätigkeiten als Trainerin, Kursleiter*in oder Betreuer*in.

• Einsatz in gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Organisationen.

• Höchstbetrag: 3.000 Euro pro Jahr (Stand März 2025).

• Die Tätigkeit muss nebenberuflich erfolgen (maximal ein Drittel einer Vollzeitstelle).

• Kombination mit einem Minijob ist möglich, solange es sich um unterschiedliche Tätigkeiten handelt.

• Schriftliche Bestätigung der Organisation über die Einhaltung der Höchstgrenze wird empfohlen.
  
  

Beispiel: Eine Sporttrainerin gibt ehrenamtlich Kurse in einem Verein und erhält dafür 3.000 Euro pro Jahr. Zusätzlich arbeitet sie als Reinigungskraft für denselben Verein und bekommt dafür einen Minijob-Lohn. Da es sich um unterschiedliche Tätigkeiten handelt, sind beide Zahlungen steuerfrei möglich.

Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG)

• Steuerfreier Betrag für freiwilliges Engagement bis zu 840 Euro im Jahr.

• Kann für verschiedene Aufgaben gezahlt werden, z. B. auch für Vorstände, Büro- oder Reinigungstätigkeiten.

• Die Tätigkeit muss im Rahmen eines gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecks erfolgen.

• Nebenberuflichkeit ist Voraussetzung (maximal ein Drittel einer Vollzeitstelle).

• Eine gleichzeitige Nutzung der Übungsleiterpauschale für dieselbe Tätigkeit ist nicht erlaubt.
  
  

Beispiel: Ein ehrenamtlicher Betreuer in einer Behinderteneinrichtung erhält 3.000 Euro Übungsleiterpauschale. Zusätzlich ist er als Vorstand eines Sportvereins tätig und bekommt dafür die Ehrenamtspauschale von 840 Euro.

Wichtige Punkte bei der Umsetzung

1. Abgrenzung zur Erwerbsarbeit

Damit das Ehrenamt nicht als reguläre Beschäftigung gewertet wird, dürfen Zahlungen nicht von der geleisteten Arbeitszeit abhängen. Sonst könnten steuer- und sozialversicherungsrechtliche Folgen entstehen.

2. Klare Regelungen schaffen

Alle Aufwandsentschädigungen sollten schriftlich festgehalten werden, um Transparenz und Vertrauen zu gewährleisten.

3. Möglichkeit der Rückspende

Erhaltene steuerfreie Entschädigungen können freiwillig an die Organisation zurückgespendet werden.

4. Aktuelle gesetzliche Änderungen beachten

Die Regelungen zu steuerfreien Beträgen können sich ändern. Organisationen und Engagierte sollten sich regelmäßig über neue Vorschriften informieren.

5. Finanzielle Hemmschwellen abbauen

Engagement sollte für alle zugänglich sein – besonders für Menschen mit niedrigem Einkommen. Daher ist eine klare Kostenübernahme-Regelung wichtig.

Empfehlungen für Organisationen

• Budgetplanung: Gelder für Kostenerstattungen und Pauschalen im Finanzplan berücksichtigen.
  
  

• Aufklärung: Engagierte frühzeitig über die Möglichkeiten und Grenzen der Aufwandsentschädigung informieren.
  
  

• Wertschätzung jenseits von Geld: Neben finanziellen Anreizen sollten auch andere Formen der Anerkennung gefördert werden, etwa Dankesveranstaltungen oder Urkunden.
  
  

Weitere Informationen und Mustervereinbarungen gibt es hier:
Paritätischer Wohlfahrtsverband – Ehrenamtliche und Recht